نامه سفیر ایران در گرجستان در خصوص موارد و محورهایی که نهادهای اعزام کننده (هیأت های تجاری و بازاریابی) به کشور گرجستان بایستی مدنظر قرار دهند، جهت بهره برداری ارئه می گردد :
پیرو نامه وزارت امور خارجه به سفارت ایران در تفلیس در خصوص تبعات رشد فزاینده مسافرت هیات های تجاری بازاریابی به گرجستان به اطلاع می رساند به رغم تاکیدات مکرر این نمایندگی مبنی بر داشتن برنامه، هدفمند بودن و اتخاذ تدابیر لازم پیش از سفر، متاسفانه روند سفر هیات های کشورمان به گرجستان با رویه قبلی ادامه دارد. چنین وضعیتی تبعات مختلفی همچون صرف هزینه های هنگفت، تلف شدن وقت اعضای هیات بدون کسب نتیجه مورد انتظار و اتلاف وقت و انرژی این نمایندگی را دربر دارد. از طرف دیگر تکرار این رویه موجب بدگمانی موسات اقتصادی دولتی، شرکت های خصوصی و اتاق گرجستان شده، نسبت به جدی بودن هیات های ایرانی تردید ایجاد می نماید.
خواهشمند است دستور فرمایند محورهای زیر در قالب نامه حاضر به تمامی نهادها و دستگاه ها از جمله دفاتر نمایندگی وزارت متبوع در سراسر کشور، اتاق های بازرگانی و صنایع استان ها، اتاق های تعاون و سازمان های تجارت، صنعت و معدن استان ها و وزارت های ذیربط ارسال گردد تا دستگاه های مختلفی محورهای زیر را در خصوص اعزام هیات به طور جدی مورد توجه قرار دهند. در غیراینصورت این نمایندگی مسئوليتی در قبال برخورد های ناخوشایند و محتمل طرف گرجی و آنچه در شأن کشورمان نیست، نمی پذیرد :
۱- اطلاعات لازم در خصوص شرایط عمومی گرجستان، حجم مبادلات تجاری و ظرفیت اقتصادی گرجستان مطالعه شود. از آنجا که بسیاری از هموطنان سودجو به منظور کسب درآمد از ناآگاهی موجود، در خصوص ظرفیت ها و شرایط اقتصادی گرجستان بزرگنمایی می کنند، انجام بررسی های اولیه پیش از سفر ضروری است. غالب هیات ها بدون تحقیقات راهی سفر می شوند و از معلومات اولیه در خصوص ظرفیت اقتصادی گرجستان همچون تعداد جمعیت (سه میلیون و هفتصد هزار نفر)، میزان بودجه کشور (تقریبا ۴ میلیارد دلار) و سرانه تولید ناخالص داخلی (۳۷۴۰ دلار)، بی اطلاعند و فعالیت های تجاری را با بر روش های سنتی پیگیری می نمایند. از اینرو توصیه می شود قبل از سفر به سایت های اینترنتی مراجع رسمی همچون سفارتخانه های دو کشور و دیگر دستگاه ها مراجعه شود.
۲- چنانچه پس از کسب اطلاعات، در خصوص مثمرثمر بودن اعزام هیات اطمینان حاصل گردید، لازم است مجوزهای ذیربط از دستگاه مربوطه در سطح استان یا کشور دریافت گردد و مراتب از طریق اداره کل مشترک المنافع و قفقاز وزارت امور خارجه به اطلاع این نمایندگی برسد. اخذ نامه معرفی یا تایید انجام سفر از سوی اداره کل یادشده ضرورت دارد.
۳- هر هیات موظف است برنامه پیشنهادی خود را شامل بازدید، ملاقات و برگزاری نشست ها ارائه و فهرست اعضای هیات و حوزه فعالیت اعضای هیات را سه ماه قبل از سفر اعلام نماید. از آنجا که اتاق بازرگانی و صنایع گرجستان اعلام نموده است به منظور اعلام فراخوان اعضای خود برای نشست های رو در رو با اعضای هیات ها می بایست حداقل یک ماه قبل، فهرست اسامی و حوزه فعالیت شرکت ها را دریافت کند، انجام این کار برای آشنایی طرف گرجی با هیات اعزامی، ارائه تسهیلات و تدارک ترتیبات لازم ضرورت دارد.
۴- به دفعات شاهد سوء استفاده آژانس های گردشگری یا شرکت مجری برنامه هیات که برای ارائه خدمات در مدت سفر به گرجستان انتخاب شده اند، همچنین شاهد نارضایتی اعضای هیات ها در پایان سفر بوده ایم. واسطه های یادشده، مسئولیت پذیر نبوده و تنها به کسب درآمد بیشتر می اندیشند و از ارائه خدمات مورد نظر هیات اعزامی به بهانه های مختلف خودداری می کنند. تاکید می گردد هیات های اعزامی می بایست آژانس ها یا شرکت های معتبر و خوشنام را انتخاب یا بنا به مورد با این نمایندگی مشاوره نمایند.
۵_- تقویم نمایشگاه های بین المللی گرجستان در سایت اینترنتی این سفارت درج شده است. علاقمندان به حضور در نمایشگاه های گرجستان می باید پس از مرور اطلاعات منتشرشده در سایت های اینترنتی ذیربط، پیش بینی ها و برنامه ریزی لازم را مدنظر قرار دهند. چنانچه خارج از برنامه تقویم، شرکت یا گروهی در صدد برگزاری نمایشگاه اختصاصی باشند می بایست ابتدا از سازمان نمایشگاه های بین المللی کشور مجوز مربوطه را دریافت و سپس برای کسب مجوز از طرف گرجی اقدام نمایند.
بخش اقتصادی این سفارت آماده است پیش از اعزام هیات های مختلف به گرجستان، به گروه های تخصصی و فعالین اقتصادی اطلاعات و مشاوره لازم را از طریق مکاتبات رسمی ارائه نماید.