مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده اتاق مشترک ایران و یونان ساعت ۱۴ دوشنبه ۱۶ اسفند در طبقه ششم اتاق ایران به صورت حضوری و آنلاین برگزار می‌شود.
دستور جلسه این مجمع به شرح زیر است:
۱- ارائه و تصویب گزارش عملکرد هیات مدیره اتاق مشترک در سال ۱۳۹۹
۲- ارائه و تصویب گزارش مالی و بازرس سال ۱۳۹۹
۳- بررسی و تصویب بودجه سالانه
۴- تعیین ورودی و حق عضویت سالانه اعضا و تصویب آن
۵- تعیین روزنامه کثیرالانتشار
۶- انتخاب اعضای اصلی و علی‌البدل هیات مدیره
۷- انتخاب بازرس اصلی و علی‌البدل
۸- بررسی و اتخاذ تصمیم درباره موارد دیگر که در صلاحیت مجمع باشد
اعضا به نکات زیر توجه داشته باشند:
- منظور از اعضای معتبر اتاق آن دسته از اعضاست که
ورودی و حق عضویت سالانه اتاق مشترک را برابر مصوبات مجمع عمومی پرداخت کرده باشند.
حداقل سه ماه از عضویت آنها در اتاق مشترک سپری شده باشد.
عضو معتبر یکی از اتاق‌های سراسر کشور باشند.
- شرایط نامزدهای هیات مدیره به شرح زیر است:
حداقل یک سال از عضویت آنها در اتاق مشترک سپری شده باشد(صورت حساب واریزی حداقل دو سال منتهی به مجمع باید در پرونده موجود باشد).
چنان‌چه نامزد هیات مدیره، نماینده شخص حقوقی به غیر از مدیرعامل باشد، باید هم‌زمان با درخواست نامزدی، صورت جلسه هیات مدیره دال بر تایید نامزدی خود را به اتاق مشترک ارائه کند.
درخواست نامزدی و سایر مدارک مورد نیاز وفق بند ۱ و ۲ را حداکثر تا قبل از ده روز مانده به تاریخ مجمع به اتاق مشترک ارسال کند.
عضو معتبر یکی از اتاق‌های سراسر کشور باشد.
- نحوه حضور اعضا و نامزدهای هیات مدیره و بازرسبه شرح زیر است.
هر شخص فقط می‌تواند به نمایندگی یا وکالت(محضری) از دو عضو اتاق، برای رای‌دهی در مجمع حضور یابد.
در مورد افرادی که به عنوان نماینده شخص حقوقی برای رای‌دهی در مجمع حضور خواهند داشت، همراه داشتن معرفی‌نامه رسمی شرکت بر روی سربرگ با امضای مدیرعامل و مهر شرکت الزامی است.
در مورد افرادی که به عنوان وکیل شخص حقیقی برای رای‌دهی در مجمع حضور می‌یابند، باید وکالت‌نامه محضری در روز مجمع ارائه کنند.
نامزدهای هیات مدیره یا بازرس باید اصالتاً و یا فقط با ارائه وکالت‌نامه محضری با تصریح تجویز وکالت نامزدی در وکالت‌نامه در مجمع حضور یابند.